Sist endret 28.09.2026
1. Hvem er ansvarlig
Intelliapp AS (org.nr. 938182744) er behandlingsansvarlig for opplysningene om sine ansatte, kunder og kontaktpersoner i dette systemet.
Intelliapp (org.nr. 938 182 744) leverer og drifter systemet og er databehandler for Intelliapp. Intelliapp ser ikke inn i selskapets data i det daglige. Ved support skjer det bare når selskapets administrator har gitt tilgang. Tilgangen varer i 24 timer, og alt som gjøres logges og kan leses av selskapet.
Spørsmål om personvern: erlend@intelliapp.no eller espen@intelliapp.no.
2. Hvem vi har opplysninger om
- Ansatte som bruker feltappen eller driftappen.
- Kunder og kontaktpersoner — styrer, forretningsførere, vaktmestere og andre som står på en eiendom eller en avtale.
- Brukere av kundeportalen.
- Mottakere av tilbud som ennå ikke er kunder.
- Dem som abonnerer på driftsstatus på statussiden — bare e-postadressen.
3. Hva vi lagrer, og hvorfor
Ansatte
| Hva | Hvorfor | Grunnlag |
|---|---|---|
| Navn, telefon, e-post, stilling, ansettelsesdatoer | Arbeidsforholdet og kontakt | Arbeidsavtalen, GDPR art. 6 nr. 1 b |
| Arbeidstid: inn- og utstempling, overtid, fravær | Lovpålagt registrering av arbeidstid, lønn | Arbeidsmiljøloven § 10-7, art. 6 nr. 1 c |
| Fraværstype, også egenmelding og sykemelding | Lønn og oppfølging | Art. 6 nr. 1 c og art. 9 nr. 2 b |
| Personalmappe: fødselsnummer, adresse, kontonummer, pårørende, arbeidsavtale, lønn, medarbeidersamtaler | Lønn, arbeidsavtale og beredskap | Art. 6 nr. 1 b og c |
| Utlegg med kvitteringsbilde | Refusjon og regnskap | Art. 6 nr. 1 b og c |
| HMS: avviksmeldinger, sertifikater, utlevert verneutstyr, lesebekreftelser | Internkontroll og HMS | Art. 6 nr. 1 c |
| Utført arbeid: roder, besøk, bilder, notater | Dokumentasjon av arbeid og fakturagrunnlag | Art. 6 nr. 1 b og f |
| Tilbakemeldinger og samtaler med hjelpeboten | Forbedre appen og hjelpe deg | Art. 6 nr. 1 f |
| Varsler på telefonen, hvis du slår dem på: adressen telefonen tar imot varsler på, valgene dine (typer og stille timer) og varslene du har fått | Sende deg varslene, og vise deg de siste under Innstillinger | Art. 6 nr. 1 f |
Personalmappa er stengt for alle uten personaltilgang og krever en egen opplåsning. Den ansatte ser sine egne opplysninger under Min side i feltappen, og alt som er lagret om seg under Mine data.
Kunder og kontaktpersoner
| Hva | Hvorfor | Grunnlag |
|---|---|---|
| Navn, rolle, e-post, telefon, fakturaadresse, org.nr. | Avtalen, fakturering og kontakt | Art. 6 nr. 1 b og f |
| Henvendelser, e-post og chat med oss | Svare og utføre arbeidet | Art. 6 nr. 1 b og f |
| Godkjenning av tilbud: navn, e-post, tidspunkt, IP-adresse og nettleser | Bevis for hvem som godkjente | Art. 6 nr. 1 b og f |
| Nøkkelutlån: hvem som har fått nøkler | Sikkerhet for bygget | Art. 6 nr. 1 f |
Brukere av kundeportalen
Brukernavn, navn, e-post, telefon og passord. Passordet lagres bare som en kryptografisk hash. Vi lagrer også når du sist var innlogget, og meldingene du sender oss. Stiller du SmartChatten et spørsmål, lagres spørsmålet og svaret. Chatten ser bare det du selv kan se i portalen. Hva som er lagret om deg, ser du under Min tilgang i portalen.
Innlogging, alle brukere
Hvert innloggingsforsøk logges med e-post, tidspunkt, om det lyktes, IP-adresse, omtrentlig sted (land og by) og hvilken nettleser eller enhet det kom fra. Passord logges aldri. Loggen brukes til å stoppe gjetting av passord og til å oppdage innlogginger som ikke ser riktige ut. Den slettes etter 90 dager.
4. Posisjon
- Ved stempling spør feltappen om telefonens posisjon. Det er frivillig. Sier du nei, brukes posisjonen til bilen du er registrert på i flåtesystemet (Mapon), hvis den er under en time gammel. Ellers lagres ingen posisjon.
- Kjøretøyene har flåtesporing hos Mapon, knyttet til kjøretøyet, ikke telefonen. Systemet fører utført arbeid på roder automatisk når bilen har vært innenfor 300 meter fra eiendommen. Rodeloggen lagrer tid og eiendom, ikke koordinater.
- Livekartet viser kjøretøyenes siste posisjon, bare for administratorer og dem som er gitt tilgang til live-sporing. Systemet lagrer ingen posisjonshistorikk derfra.
- Vinterrodene kan bruke telefonens posisjon mens utkallet pågår, men bare hvis du selv slår det på. Posisjonen blir på telefonen.
- Kjørebok ligger hos Mapon, ikke i dette systemet.
5. Hvem vi deler med
Vi selger ikke opplysninger. Disse leverandørene behandler opplysninger på våre vegne for at systemet skal virke:
| Leverandør | Hva de får | Hvor |
|---|---|---|
| Supabase | Databasen, innlogging og filer | Stockholm |
| Vercel | Drift av nettsidene; ser IP-adresse ved hvert besøk | Stockholm |
| Mapon | Flåtesporing av kjøretøyene; vi henter posisjon og fører | — |
| Fiken | Regnskap: kunder, fakturaer, inngående fakturaer, kvitteringer for utlegg | Norge |
| Resend | Utsending av e-post: mottaker og innhold | EU (Irland) |
| Microsoft | E-post og kalender for dem som kobler til Outlook, og faktura-postboksen | — |
| Anthropic | Tekst og dokumenter når en AI-funksjon brukes (punkt 6) | — |
| 46elks | Telefonnummer og SMS/anrop ved utkall om vinteren | Sverige |
| Cloudflare | Robotsjekk på innloggingssiden og på påmeldingen til driftsstatus | — |
| Kartverket / Geonorge | Adressesøk og kart — adresser og kartutsnitt, ikke personer | Norge |
Den oppdaterte lista over underleverandører, også dem som skal tas i bruk, står under Underleverandører.
6. Kunstig intelligens
Noen funksjoner bruker kunstig intelligens fra Anthropic (Claude): tolking av innkommende fakturaer og kontrakter, utkast til svar på e-post, hjelpeboten i feltappen, SmartChatten i kundeportalen og en assistent i driftappen. Det som sendes, er teksten eller dokumentet funksjonen trenger.
- Hjelpeboten kan lese dine egne opplysninger — timer, fravær og lønn — når du spør om dem. Fødselsnummer sendes aldri.
- Assistenten i driftappen får ikke helseopplysninger, posisjon, lønn, fødselsnummer, kontonummer, pårørende, medarbeidersamtaler eller private meldinger.
7. Hvor lenge vi lagrer
| Hva | Hvor lenge |
|---|---|
| Innloggingsloggen | 90 dager |
| Innlogging i kundeportalen | 30 dager, eller til du logger ut |
| Lenker for invitasjon og nytt passord | 1–15 dager |
| Tekniske feilspor fra flåtesynken | 7 dager |
| Siste varsler (varslene du har fått på telefonen) | 30 dager |
| Varsler på telefonen (adressen og valgene) | Til du slår varslene av, eller telefonen slutter å ta imot dem |
| Arbeidstid og lønnsgrunnlag | 5 år etter utgangen av regnskapsåret (bokføringsloven § 13) |
| Personalmappe | Så lenge du er ansatt, og 3 år etter. Arbeidsavtale og attest kan lagres lenger når du trenger dem. |
| Kunde- og avtaleopplysninger | Så lenge kundeforholdet varer, og 5 år etter (regnskapsplikt) |
| Rodelogger, utført arbeid og bilder | 5 år (fakturagrunnlag) |
| HMS-avvik og skademeldinger | 10 år — en skade kan få følger lenge etterpå |
| Chat, henvendelser og samtaler med AI | 2 år |
| Supportloggen (når Intelliapp har vært inne) | 2 år |
| Kontaktpersoner hos selskapet (Intelliapps kundeoppfølging: navn, e-post, telefon) | Så lenge kundeforholdet varer — en kontakt som fjernes, slettes med én gang |
| Abonnement på driftsstatus (e-postadressen og når den ble bekreftet) | Til du melder deg av (lenke i hver e-post) — da slettes adressen med én gang. En påmelding som ikke blir bekreftet, får aldri noe tilsendt, og slettes ved neste opprydding etter en uke |
Innen fristen slettes opplysningene, eller de anonymiseres slik at de ikke lenger kan knyttes til deg. Har vi en lovpålagt plikt til å ta vare på noe lenger, eller trengs det i en sak som pågår, beholder vi det så lenge plikten eller saken varer.
8. Lagring i nettleseren
Systemet bruker bare nødvendige informasjonskapsler. Ingen er til markedsføring eller sporing på tvers av nettsteder, og det finnes ingen analyseverktøy som følger deg. Det meste under er innstillinger og utkast som blir på enheten din.
Informasjonskapsler (cookies)
| Navn | Hva den gjør | Hvor lenge | Hvor |
|---|---|---|---|
sb-<prosjekt>-auth-token | Holder deg innlogget i driftappen, feltappen og på plattformen. | Til du logger ut, eller innloggingen går ut | Driftappen, feltappen, plattformen |
kd_portal | Holder deg innlogget i kundeportalen. | 30 dager, eller til du logger ut | Kundeportalen |
kd_portal_eiendom | Husker hvilken eiendom du så på sist. | 30 dager | Kundeportalen |
kd_portal_innsyn | Lar en ansatt se kundeportalen slik kunden ser den, når kunden ringer for hjelp. Bærer bare hvilken eiendom. | 2 timer | Driftappen (ansatte) |
personal_laas_admin | Holder personalmappa opplåst etter at du har tastet koden. | 15 minutter | Driftappen (personal) |
ms_oauth_state | Sikkerhetskode som brukes én gang når du kobler til Outlook. | 10 minutter | Driftappen |
kd_portal_kode | Husker i noen minutter at du har skrevet riktig passord i kundeportalen, mens du skriver koden fra 2-trinnsappen. Bærer bare hvem du er og når den utløper, signert — ingen passord. | 5 minutter, eller til koden er godtatt | Kundeportalen |
Lagret på enheten (blir liggende)
| Navn | Hva den gjør | Hvor lenge | Hvor |
|---|---|---|---|
tema | Lyst eller mørkt tema. | Til du tømmer nettleseren | Hele appen |
endringslogg-sist-sett | Om du har sett siste «Nytt i driftappen». | Til du tømmer nettleseren | Driftappen |
endringslogg-sjafor-sist-sett | Om du har sett siste «Nytt i feltappen». | Til du tømmer nettleseren | Feltappen |
tofaktor-paminnelse-sett | Når du sist ble minnet om 2-trinns innlogging. | Til du tømmer nettleseren | Driftappen |
mapon_sync_last | Når kartet sist hentet bilenes posisjon, så det ikke spør for ofte. | Til du tømmer nettleseren | Driftappen (sommer og vinter) |
plattform-meny-bredde | Hvor bred du har dratt menyen. | Til du tømmer nettleseren | Plattformen |
plattform-oversikt-skjult | Hvilke kort du har skjult på oversikten. | Til du tømmer nettleseren | Plattformen |
driverState_<ansatt>_<rode> og readNotes_<ansatt> | Hvor du er på roden, og hvilke driftsnotater du har lest. | Til du tømmer nettleseren | Feltappen |
vinterGeofence_<…>, vinterDekning_<…>, vinterTelefonGps_<ansatt> | Vinterrodens framdrift, og om du har slått på telefonens posisjon. Posisjonen blir på telefonen. | Til du tømmer nettleseren | Feltappen (vinter) |
oppgavekladd:<oppgave>:<bruker> | Utkast du ikke har lagret ennå, så det ikke forsvinner. | Til du lagrer | Feltappen (oppgaver) |
plattform:oversikt:pause | Om du har satt den automatiske oppdateringen av Oversikt på pause. | Til du tømmer nettleseren | Plattformen |
plattform:prissimulator:utkast | Scenarioet du holder på med i prissimulatoren, så det står der når du kommer tilbake. Bare prisene du har skrevet inn — ingen kundedata. | Til du tømmer nettleseren | Plattformen |
plattform:strom:kilder | Hvilke kilder du har valgt i direktestrømmen på plattformen. | Til du tømmer nettleseren | Plattformen |
plattform:terminal:historikk | De siste 100 linjene du har kjørt i terminalen på plattformen, så ↑/↓ finner dem igjen. Kan inneholde det du skrev — for eksempel en e-postadresse du søkte etter. «tøm historikk» i terminalen sletter dem. | Til du tømmer nettleseren eller skriver «tøm historikk» | Plattformen |
plattform-tema | Hvilket tema du har valgt på plattformen. | Til du tømmer nettleseren | Plattformen |
plattform:oversikt:bare-mitt | Om du har slått på «Bare mitt» under «Trenger oppmerksomhet» på Oversikt. | Til du tømmer nettleseren | Plattformen |
feltapp-stempelko | Stemplinger du tar uten dekning (tidspunkt og posisjon) venter her til telefonen får nett, og sendes da av seg selv. | Til stemplingen er sendt; aldri lenger enn en uke | Feltappen (stempling) |
Lagret i fanen (borte når den lukkes)
| Navn | Hva den gjør | Hvor lenge | Hvor |
|---|---|---|---|
feltapp-sidespor | De seks siste sidene du var på. Forlater telefonen bare når du sender en tilbakemelding, så vi ser hvor feilen skjedde. | Til fanen lukkes | Feltappen |
hjelpebot-<ansatt> | Samtalen med hjelpeboten mens fanen er åpen. | Til fanen lukkes | Feltappen |
tilbakemelding-utkast-<…> og tilbakemelding-open-<…> | Utkast til en tilbakemelding du ikke har sendt ennå. | Til fanen lukkes | Driftappen og feltappen |
admin_rulleminne_v1, admin_sistenav_v1, admin_sti_v1, admin_sti_retur | Hvor du sto i en liste, og hvor «Tilbake» skal ta deg. | Til fanen lukkes | Driftappen |
plattform-varsler-sett | Hvilke nettleservarsler du alt har fått, så samme godkjenning ikke varsles to ganger. | Til fanen lukkes | Plattformen |
plattform-datalab-utkast | SQL-en du skriver i Datalab, så den står der om siden lastes på nytt. Svaret fra basen lagres aldri i nettleseren. | Til fanen lukkes | Plattformen |
plattform-assistent og plattform-assistent-sporsmal | Samtalen med «Spør plattformen» mens fanen er åpen, og spørsmålet du skrev i feltet øverst på vei til assistenten. Samtalen lagres ikke hos oss. | Til fanen lukkes | Plattformen |
feltapp-varsler-ikke-naa | At du har trykket «Ikke nå» da appen ba deg slå på varsler — så den ikke spør igjen før neste gang du åpner appen. | Til appen eller fanen lukkes | Feltappen |
9. Dine rettigheter
Du kan be om
- innsyn i hva vi har lagret om deg,
- retting av feil,
- sletting, når vi ikke lenger har grunn eller plikt til å ha det,
- begrensning av behandlingen,
- å protestere mot behandling vi gjør av berettiget interesse, og
- å få opplysningene utlevert i et vanlig format.
Ansatte og andre som logger inn i driftappen eller feltappen, ser hva som er lagret om seg under Mine data — også innloggingene sine og om noen fra Intelliapp har sett dem under support. Kunder ser sitt under Min tilgang i kundeportalen. For alt annet: skriv til erlend@intelliapp.no eller espen@intelliapp.no. Vi svarer innen en måned.
Mener du vi behandler opplysningene dine i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet.
10. Sikkerhet
- Alle kontoer kan slå på to-trinns innlogging.
- Hver bruker ser bare det rollen og tilgangene gir.
- Personalmappa har en egen lås.
- Skademeldinger: hvem som ble skadet og hvordan ses bare av varslingsmottakerne (daglig leder og verneombud) og den som meldte. Andre ser at en skade er meldt og følges opp.
- Varsler etter arbeidsmiljøloven ses bare av varslingsmottakerne og den som varslet.
- Filer ligger i lukkede lagre.
- Bilder tas fra telefonen uten posisjonsdata.
- Innloggingsforsøk logges og bremses ved gjetting.
11. Endringer
Vi oppdaterer erklæringen når systemet endres. Datoen øverst viser siste versjon.